GDPR Politik

Databehandleraftale
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på
databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Navn Webhuset Ballum ApS
Adresse Kystvej 5
6261 Bredebro
CVR/VAT DK34468206
Navn Rene Christensen
Titel CEO
Telefon 20109936
Mail rc@webhusetballum.dk
herefter “databehandleren”
Kunde
herefter “den dataansvarlige”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde
databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers
grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

Indhold
2 Præambel
3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
4 Databehandleren handler efter instruks
5 Fortrolighed
6 Behandlingssikkerhed
7 Anvendelse af underdatabehandlere
8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
9 Bistand til den dataansvarlige
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden
11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger
12 Revision, herunder inspektion
13 Parternes aftaler om andre forhold
14 Ikrafttræden og ophør
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Bilag B Underdatabehandlere
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D Parternes regulering af andre forhold, herunder instruks vedr. behandling af
personoplysninger

2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne
foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3,
i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om
beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om
fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF
(databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af de i bilag D aftalte tjenesteydelser behandler
databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse
med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre
aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af
Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder
om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af
registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af
underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har
godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens
behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som
databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med
databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder parternes ”hovedaftale”, herunder instruks og leveringsbetingelser.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af
begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er
pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i
overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24),
databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller EØS-medlemsstaternes nationale ret og
disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med
hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag
for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den
dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes
nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal samlet være
specificeret i bilag A, C og D. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige,
mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være
dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse
Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter
vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser
i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den
dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens
instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende
lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået
tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen
til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og
personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de
pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er
underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og
databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau,
implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang,
sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske
personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og
organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og
frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå
disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
a. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af
behandlingssystemer og -tjenester
b. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til
personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
c. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten
af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af
behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige –
også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og
gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering
skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren
som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes
overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at
stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de
tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har
gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er
nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens
artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver
gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren
allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der
skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i
databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden
databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af
disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af
underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om
eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af
underdatabehandlere med mindst 45 dages forudgående varsel og derved give den
dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af
de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den
dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af
specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren,
gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller
medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme
databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der
navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de
tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder
kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum
overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og
databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den
dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har
mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse
Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår,
som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal
ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige
som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den
dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for
underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere
underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver
databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af
underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der
følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82,
over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel af oplysninger til tredjelande eller
internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den
dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens
kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som
databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i
henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt,
skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling,
medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige
samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden
for rammerne af disse Bestemmelser:
. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland
eller en international organisation
a. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
b. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland,
herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V,
som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som
omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse
Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som
omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den
dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med
opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af
de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i
forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
a. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
b. indsigtsretten
c. retten til berigtigelse
d. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
e. retten til begrænsning af behandling
f. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af
personoplysninger eller begrænsning af behandling
g. retten til dataportabilitet
h. retten til indsigelse
i. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk
behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til
Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens
karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige
med:
. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72
timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på
persondatasikkerheden til Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at
bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers
rettigheder eller frihedsrettigheder
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den
registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil
medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af
de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af
personoplysninger (en konsekvensanalyse)
c. den dataansvarliges forpligtelse til at høre Datatilsynet, inden behandling, såfremt
en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til
høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse
risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger,
hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og
udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være
blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer
efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde
sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til Datatilsynet inden 72
timer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige
med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder,
at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge
artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den
kompetente tilsynsmyndighed:
. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt,
kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det
omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
a. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
b. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at
håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant,
foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag D angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i
forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud
på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og tilbagelevering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren
forpligtet til at tilbagelevere eller slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på
vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er
tilbageleveret eller slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret
foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i
den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af
databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den
dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der
foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den
dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med
databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende
lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller
repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens
fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftaler om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten og vedrørende behandling af
personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke
direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes
grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af
databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters accept heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller
uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af
personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre
andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af
personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og
personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse
med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af
begge parter.
Bilag A. Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den
dataansvarlige
Personkategori Formål
Kunder Administrere økonomiske mellemværender med kunder.
Markedsføring og kundepleje.
Leverrandører
Administration af indkøb
Leverandørpleje.
Afdække leverandørmuligheder
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
drejer sig primært om de i Bilag D eller hovedaftalen beskrevne ydelser (karakteren af
behandlingen)
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Almindelige persondata (f.eks. navn, adresse, email, telefonnummer mv.).
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Personkategori Beskrivelse
Kunder Personer, som er eller har været kunder hos den dataansvarlige, eller er
potentielle kunder.
Leverrandører
Personer som er eller har været forretningsforbindelser, herunder leverandører
og samarbejdspartnere hos den dataansvarlige, eller er potentielle
forretningsforbindelser
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan
påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har den i Bilag D eller
hovedaftalen anførte varighed
Bilag B. Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Leverandør Land Lovligt grundlag for processering uden for
EU Funktion
Visma e-conomic
A/S Danmark Bogføring
Microsoft Irland Cloudløsning
One.com Danmark E-mail
service
Simply.com ApS Danmark Kundeservice
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte
underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den
dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden
behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler
til denne behandlingsaktivitet.
Bilag C. Instruks vedrørende behandling af
personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand / instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at
databehandleren udfører den i hovedaftalen/kontrakt eller i bilag D beskrevne behandling
C.2. Behandlingssikkerhed
Følgende sikkerhedsforanstaltninger er truffet:
Hvis der er tale om behandling af fortrolige, følsomme eller særlige kategorier af
personoplysninger, skal der altid etableres et ”højt” sikkerhedsniveau.
Tekniske sikkerhedsforanstaltninger (eksterne):
• SSL-krypteret forbindelse med klient og server
• 2-faktor validering ved eksternt login
• Adgangskode opbevares krypteret
• Passwords udskiftes regelmæssigt eller sikres på anden måde (eks. 2-faktor mv.).
• Løbende backup og logning.
• Underdatabehandlere er i EU eller i USA (alle med lovligt grundlag for processering)
• Driftsmiljøet er adskilt fra udviklings- og testmiljøer.
Tekniske sikkerhedsforanstaltninger (interne):
• Opdateret Antivirus på alle enheder der kan tilgå persondata.
• Opdateret Firewall på enheder der kan tilgå persondata samt på servere/driftscentre der
måtte holde persondata.
• Passwords udskiftes regelmæssigt eller sikres på anden måde (eks. 2-faktor mv.).
• Løbende opdatering af operativsystemer og applikationer
• Løbende backup og logning.
• Ved overførsel af fortrolige, følsomme eller særlige personoplysninger benyttes kryptering
Organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:
• Alle medarbejdere er instrueret i beskyttelsen af personoplysninger og har underskrevet en
medarbejderinstruks.
o Medarbejderinstruksen opdateres og gennemgås mindst en gang årligt.
o Medarbejderinstruksen gennemgås altid med nye medarbejdere i forbindelse med
ansættelsen.
• Alle medarbejdere er pålagt tavshedspligt.
• Det overordnede ansvar for overholdelse af sikkerhedskravene, ligger ved
databehandlerens ledelse, som typisk repræsenteres af IT-chefen.
• Persondata er kun tilgængelige for de medarbejdere der har en godkendelse og årsag til at
skulle kunne tilgå disse data, og skal altid behandles fortroligt.
• Hvis der er tale om en stor mængde følsomme personoplysninger, så bør data adskilles
hvor det er muligt, således at adgangen begrænses til absolut minimum.
Fysiske sikkerhedsforanstaltninger:
• Kontorer og bygninger aflåses, når de forlades.
• Sikre at driften kan fortsætte ved strømafbrydelser og evt. redundante
kommunikationsforbindelser
• Arkiver med følsomme personoplysninger opbevares altid aflåst, hvor der ligeledes er
alarm og overvågning etableret.
• Backup opbevares aflåst (både interne og eksterne), der laves en løbende
genindlæsningstest, således at det sikres at backup’en virker og indeholder valide data.
• Alle fysiske medier (papir, USB drev mv.) destrueres på forsvarligvis, hvis de har været
benyttet til at opbevare persondata.
Driftsmæssig sikkerhed.
• Udvikling, Test og Produktionsmiljøer er adskilte.
o Udvikling og Test foretages af forskellige personer.
• Der tilpasses og kontrolleres løbende kapaciteter i forhold til opretholdelse af driften.
• Løbende password skift på både interne og eksterne systemer.
• Logning af afviste logon forsøg med automatisk alarmering.
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt, bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med
Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre de i Bilag C.2 angivne tekniske og organisatoriske
foranstaltninger.
C.4. Opbevaringsperiode / sletterutine
Personoplysninger opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få
oplysningerne slettet eller tilbageleveret, med mindre andet er aftalt i Bilag D / hovedaftalen eller i
særlige vilkår.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten
slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1,
medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den
dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares
skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5. Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den
dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske, på andre lokaliteter end databehandlerens
eller underdatabehandlerens lokaliteter
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren overfører ikke personoplysninger til tredjelande, undtagen til de generelt
godkendte underdatabehandlere listet i Bilag B
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret
instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke
berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med
behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal 1 gang årligt for egen regning indhente en erklæring/inspektionsrapport fra
en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af
databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller
medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at der kan anvendes følgende type af erklæring
”Underskrevne uafhængige tredjepart (Navn, adresse, kontaktperson, telefon, email, evt. DPO
med angivelse af navn, adresse, tlf og mail bekræfter at have gennemgået de tekniske og
organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren har oplyst til den dataansvarlige i
forbindelse med indgåelse af denne databehandleraftale.”
Erklæringen/inspektionsrapporten synliggøres/fremsendes uden unødig forsinkelse til den
dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i
erklæringen/inspektionsrapporten og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny
erklæring/inspektionsrapport under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af erklæringen/inspektionsrapporten, er den dataansvarlige berettiget til at
anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af
databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller
medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at
foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, af lokaliteterne hvorfra databehandleren
foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes
til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den
dataansvarlige finder det nødvendig, Vurderingen skal bero på fakta og ikke fornemmelse. Fysisk
inspektion kræver forudgående aftale med databehandlerne, og med et forudgående varsel på 3
uger, så databehandleren er forberedt på at kunne afsætte de nødvendige ressourcer til det.”
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den
dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt
den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af
personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandlerens revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som
er overladt til underdatabehandleren sker på samme måde som den dataansvarliges revisioner hos
databehandleren, se punkt C.7.
Bilag D. Parternes regulering af andre forhold, herunder
instruks vedr. behandling af personoplysninger
Se den mellem parterne indgåede hovedaftale/kontrakt.
Der er ikke hovedaftale indgået i alle forhold, hvis der ikke er det, skal Forordningens art. 6, 1, f,
være opfyldt. Dette med udgangs punkt i art. 13, 1, d. (Ligitim interesse).
Brud på datasikkerheden:
Hvis der sker brud på datasikkerheden, skal databehandler medsende dokumentation for de
faktiske omstændigheder ved bruddet, dets virkninger, de trufne afhjælpende foranstaltninger, og
hvis databehandleren har fået bemyndigelse til at foretage underretning til de registrerede, at
oplyse om der er foretaget underretning til de registrerede og i givet fald hvorledes.