NY LOV TRÆDER SNART I KRAFT: Er din virksomhed klar til tidsregistrering?

HVIS DU ER ARBEJDSGIVER

Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på, at du har ansvaret for at stille et registreringssystem tir rådighed for dine medarbejdere senest den 1. juli i år. Systemet skal kunne håndtere den daglige arbejdstid, og oplysningerne skal opbevares i minimum 5 år. De nye regler gælder for ALLE virksomheder med ansatte. Der er kun nogle få undtagelser, der omhandler de såkaldte selvtilrettelæggere, der selv træffer beslutning om arbejdstid og folk med samfundskritiske jobs som læger og brandmænd. Det er dog vigtigt, at der altid foretages en konkret vurdering af, om en medarbejder er en selvtilrettelægger.   

• Det bliver et krav, at man som arbejdsgiver indfører et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt system”. Meningen er, at det skal være muligt at måle længden af hver enkelt medarbejders daglige og ugentlige arbejdstid. Reglerne siger, at medarbejderen skal have adgang til sine egne oplysninger, og arbejdsgiverne skal opbevare oplysningerne i 5 år.
• Hvordan arbejdstiden registreres, er op til den enkelte arbejdsgiver. Der er fuldstændig metodefrihed. I princippet kan arbejdstiden skrives på et stykke køkkenrulle, men som advokat kan jeg kun anbefale, at man indfører et system, som gør det nemt og overskueligt for medarbejderne at registrere deres arbejdstid og samtidig gør det nemt for arbejdsgiver at sikre, at lovens regler overholdes.
  
  

Hvis du ikke er til ”køkkenrullemodellen”, bør man nok tænke i en mere IT-baseret løsning. Rene Christensen fra Webhuset Ballum kommer her med et par anbefalinger til systemvalg:

TIDSREGISTRERING PÅ DEN NEMME MÅDE

• ”Når du skal vælge system til tidsregistrering, handler det om at komme godt fra start, så rutinerne bliver nemme at integrere i det daglige arbejde. Vi anbefaler altid, at man vælger et system, der kan tilgås fra medarbejderens smartphone, som jo er lige ved hånden. Og så er det en god ide, at systemet kan håndtere flere sprog, hvis man har udenlandske medarbejdere.
• Hos Webhuset Ballum har vi udviklet et nemt og enkelt tidsregistreringssystem, som kan bruges af alle. Men vi oplever lige nu også en efterspørgsel fra virksomheder, der ønsker at koble tidsregistreringen sammen med virksomhedens ordrehåndtering eller andre systemer. Det kan give rigtig god mening, men det kræver lidt tilpasning, og her er det en god ide at tage en IT-kyndig med på rejsen. En snak med en IT-kyndig kan afdække hvilke behov, I har, og hvad det er muligt at integrere i et samlet system.*
  
  

Et sidste godt råd er at komme i gang NU. Inden vi får set os om, er det sommerferietid, og så er det bedst at få systemet godt indarbejdet, så man har systemet klar og i drift inden lovet træder i kraft den 1. juli”. 

Et besøg hos din IT-leverandør og et advokatfirma kan sikre, at din virksomhed lever op til de nye lovkrav om tidsregistrering. Her kan du også få hjælp til gennemgang eller implementering af tidsregistreringssystemet, udarbejdelse af arbejdspolitikker, opdatering af ansættelseskontrakter eller GDPR-dokumenter.